B2B portal nedir, neden kurulur?
B2B portal, bir şirketin iş ortaklarına (bayilerine, distribütörlerine, tedarikçilerine ya da kurumsal müşterilerine) açtığı, oturum açılarak kullanılan web ve mobil uygulamadır. Ortak kendisine özel fiyatları görür, sipariş verir, siparişinin nerede olduğunu izler, cari hesabını ve faturalarını kendi başına kontrol eder. Kullanıldığı yere göre bayi portalı, tedarikçi portalı ya da B2B sipariş sistemi diye de anılır.
Dışarıdan bir e-ticaret sitesine benzer; ama arkasındaki kurallar, kullanıcılar ve beklentiler farklıdır. Fiyat herkese aynı değildir, siparişi veren kişi tek başına karar vermez, ödeme çoğu zaman vadelidir ve verinin asıl sahibi şirketin ERP’sidir.
Portal kurma nedeni de çoğu şirkette benzerdir. İş ortaklarıyla yürüyen günlük işler telefon, e-posta ve mesajlaşma uygulamalarına dağılmıştır. Siparişler ERP’ye elle girilir, fiyat ve stok sorusu için satış temsilcisi aranır, bakiye için muhasebeye e-posta atılır. Her biri küçük bir iş gibi görünür; toplandığında satış ve operasyon ekiplerinin gününü doldurur ve hataların çoğu da bu elle aktarımlarda ortaya çıkar. İyi kurulmuş bir portal üç şey sağlar:
- 7/24 self-servis: Bayi mesai saatini beklemeden sipariş verir, fiyat ve stok bilgisine ulaşır, ödeme durumunu görür.
- Daha az telefon ve e-posta: Temsilcinin zamanı sipariş yazmaktan çıkar, satışa ve müşteri ilişkisine kalır.
- Daha az hata: Sipariş bir kez, doğru kurallarla girilir; başka bir sisteme yeniden yazılmaz.
Bayi, tedarikçi ve müşteri portalı: üç yaygın tür
“B2B portal” tek bir ürün değildir; kimin, hangi iş için kullandığına göre üç yaygın türü vardır. Bunlara çoğu zaman şirketin kendi saha ekibi için bir uygulama eşlik eder. Çoğu şirket zamanla birden fazlasına ihtiyaç duyar, ancak ilk sürümü tek bir türle başlatmak daha sağlıklıdır.
| Tür | Kim kullanır? | Temel işler |
|---|---|---|
| Bayi / distribütör portalı | Bayiler, distribütörler, yetkili satıcılar | Sipariş, bayiye özel fiyat ve kampanya, cari hesap, ödeme |
| Tedarikçi portalı | Hammadde, malzeme ve hizmet tedarikçileri | Satın alma siparişi onayı, teslimat planı, irsaliye ve fatura gönderimi, ödeme durumu |
| Müşteri self-servis portalı | Kurumsal müşteriler | Tekrar sipariş, sözleşme fiyatları, teslimat takibi, faturalar, destek talepleri |
| Saha satış uygulaması | Şirketin kendi satış temsilcileri | Ziyaret planı, bayi adına sipariş, hedef ve tahsilat takibi |
Bayi portalında iş şirketten dışarıya, tedarikçi portalında dışarıdan şirkete doğru akar: birinde siz satarsınız, diğerinde satın alırsınız. Bu fark ekranları, yetkileri ve entegrasyonları belirler. Saha satış uygulaması ise çoğunlukla bayi portalını tamamlar; aynı fiyat ve stok verisini temsilcinin telefonuna taşır.
Olmazsa olmaz özellikler
Aşağıdaki özellikler bayi ve müşteri portallarının çoğunda ilk sürümden itibaren beklenir. Tedarikçi portalında öncelik sırası değişir, mantık aynı kalır.
Müşteriye özel fiyat ve iskonto
B2B’de herkes için geçerli tek bir fiyat listesi nadiren vardır. Bayi grubu, sözleşme, hacim iskontosu, kampanya ve ödeme vadesi fiyatı değiştirir. Portal her kullanıcıya yalnızca kendi fiyatını göstermeli ve bu fiyatı ERP’deki kurallarla birebir aynı hesaplamalıdır. Fiyat kurallarını portalda ikinci kez yazmak yerine tek kaynaktan beslemek, aşağıda değindiğimiz tutarsız fiyat sorununu baştan önler.
Stok ve teslim tarihi görünürlüğü
Bayinin asıl sorusu çoğu zaman “var mı?” değil, “ne zaman gelir?” sorusudur. Depo bazında stok, yoldaki mal ve tahmini teslim tarihi görünüyorsa telefonla gelen soruların önemli bir kısmına gerek kalmaz. Kesin adet göstermek istemeyen şirketler için “stokta / sınırlı / tedarik süreli” gibi bir gösterim de iş görür.
Hızlı sipariş
B2B alıcısı katalogda gezinmez; ne alacağını çoğu zaman bilir. Sipariş ekranı bu yüzden hız için tasarlanır:
- geçmiş siparişi tek adımda tekrarlama ve sık alınanlar listesi,
- ürün kodu ve miktarla toplu giriş, Excel ya da CSV dosyasıyla yükleme,
- koli, palet ve en az sipariş miktarı gibi birim kurallarının sepette anında kontrol edilmesi.
Sipariş takibi, cari hesap ve faturalar
Sipariş verildikten sonra durumunu (onay, hazırlık, sevk, teslim) görmek; bakiye, kredi limiti, açık faturalar ve vadeleri tek ekranda izlemek; fatura ve irsaliyeyi indirebilmek. Muhasebeye gelen rutin soruların büyük kısmı bu ekranla yanıtlanabilir.
Roller ve onay akışları
Bir şirketi tek kullanıcı temsil etmez. Örneğin bir bayide sepeti depo sorumlusu hazırlar, belirli bir tutarın üzerindeki siparişi işletme sahibi onaylar, faturaları muhasebeci görür. Portal bu rolleri, tutara bağlı onayları ve şube bazında yetkileri desteklemelidir.
ERP entegrasyonu ve mobil kullanım
Ürün, fiyat, stok, cari ve sipariş verisi ERP ile iki yönlü akmalı ve kesintiye dayanıklı olmalıdır: ERP kısa süre erişilemediğinde siparişler kuyrukta beklemeli, kaybolmamalıdır. Mobil kullanım da ayrı bir başlıktır. Bayi siparişi çoğu zaman tezgâhın arkasından, telefonla verir; tekrar sipariş, barkodla ürün ekleme ve bakiye kontrolü telefonda rahatça yapılabilmelidir.
Bu özelliklerin ekranlarda nasıl bir araya gelebileceğini Bayi Sipariş Platformu ürün konseptinde görebilirsiniz: geçmiş siparişlerden hazırlanan sepet, bayiye özel kampanyalar ve cari hesap tek uygulamada. Konseptteki X Dağıtım kurgusal bir şirkettir; ekranlardaki veriler örnektir.
B2B portal tasarımı neden B2C’den farklıdır?
Portalı bir e-ticaret sitesi gibi tasarlamak cazip gelir: büyük ürün görselleri, geniş boşluklar, adım adım ilerleyen bir ödeme akışı. Oysa B2B kullanıcısı her gün aynı işi tekrarlayan bir profesyoneldir; onun için iyi tasarım, hız ve doğruluk demektir.
- Yoğun veri: Ürün kodu, birim, koli içi adet, fiyat, iskonto ve stok aynı satırda görünmelidir. Ürün kartları yerine düzenlenebilir tablolar çoğu zaman daha iyi çalışır.
- Klavyeyle kullanım: Ürün kodunu yazıp Enter’a basarak, miktar alanları arasında Tab ile geçerek sipariş girilebilmelidir.
- Hızlı arama: Ürün kodu, barkod, eski kod ve kullanıcıların kendi verdiği adlarla arama yapılabilmelidir. Örneğin aynı ürün bir bayide gündelik adıyla, diğerinde katalogdaki teknik adıyla aranabilir.
- Toplu işlem: Birden fazla siparişi onaylamak, faturaları toplu indirmek, listeleri Excel’e aktarmak tek adımda yapılabilmelidir.
Kataloğu geniş ve terimleri kullanıcıdan kullanıcıya değişen alanlarda arama daha da belirleyici olur. Medikal Tedarik Portalı ürün konsepti tam olarak bu soruna odaklanır; X Medikal kurgusal bir şirkettir. Yoğun verili iş akışlarını sade ve hızlı arayüzlere dönüştürmek, deneyim tasarımı yetkinliğimizin merkezindedir.
Sık yapılan hatalar
- ERP ekranlarını web’e kopyalamak. ERP, şirketin iç ekipleri için ve muhasebe mantığıyla tasarlanmıştır. Aynı alanları ve menüleri portala taşımak, bayiden bir ERP kullanıcısı gibi düşünmesini beklemek demektir. Portal ortağın yaptığı işten yola çıkmalıdır: “siparişimi vereyim”, “borcum ne kadar”, “malım ne zaman gelir”.
- ERP ile portal arasında tutarsız fiyat. Fiyat kuralları iki yerde ayrı ayrı tutulduğunda er ya da geç birbirinden ayrışır; bayi portalda bir fiyat, faturada başka bir fiyat görür. Bu, güveni en hızlı sarsan hatalardan biridir. Fiyat tek kaynaktan hesaplanmalı, portalda gösterilen fiyatla faturalanan fiyat düzenli olarak karşılaştırılmalıdır.
- Her şirkete tek kullanıcı varsaymak. Tek kullanıcı adı ve şifre şirket içinde paylaşılır; kimin neyi sipariş ettiği bilinmez, onay akışı kurulamaz. Kullanıcı ve rol modeli ilk günden doğru kurulmalıdır; sonradan eklemek veri modelini değiştirir.
- Bayileri devreye almadan yayına çıkmak. Portal açıldı diye bayi telefonu bırakmaz. Bir pilot bayi grubuyla başlamak, ilk siparişleri birlikte vermek ve satış temsilcisinin rolünü netleştirmek gerekir. Sipariş hangi kanaldan gelirse gelsin temsilcinin primi korunmazsa temsilci portalı rakip olarak görür.
- Her şeyi ilk sürüme sığdırmak. Üç portal türünü, saha uygulamasını ve tüm özellikleri aynı anda çıkarmaya çalışmak takvimi uzatır. İlk sürüm tek bir kullanıcı grubunun en sık yaptığı işe odaklanmalıdır. Kapsamı daraltmanın yollarını MVP kapsamı nasıl belirlenir? yazımızda ele alıyoruz.
Başlamadan önce kontrol listesi
Bir portal projesine başlamadan önce aşağıdaki soruları yanıtlamak, kapsamı ve süreyi gerçekçi tahmin etmeyi kolaylaştırır.
B2B portal kontrol listesi
- İlk sürümün kullanıcısı kim: bayi, tedarikçi, kurumsal müşteri ya da saha ekibi?
- Bugün telefon ve e-postayla en sık gelen üç talep hangileri?
- Fiyat kurallarının tek kaynağı neresi, portal bu kaynağı nasıl kullanacak?
- Stok ve teslim tarihi hangi sistemden, ne sıklıkla alınacak?
- Ortak şirketlerde hangi roller var; hangi işlem kimin onayını gerektiriyor?
- ERP erişilemediğinde siparişlere ne olacak?
- Bayiler hangi cihazdan, hangi ortamda sipariş veriyor?
- Pilot grup kim; satış temsilcisinin portaldaki rolü ne olacak?
- Başarı neyle ölçülecek: portaldan gelen siparişlerin payı, telefon trafiği, sipariş hataları?
Bu soruların çoğu bir keşif çalışmasında yanıtlanır. Bizim yaklaşımımızda 1–2 haftalık keşifte bayileri ve temsilcileri iş başında gözlemleriz; ilk sürüm tek bir kullanıcı grubuyla başlar, diğer gruplar ve modüller sonraki aşamalarda eklenir. Keşfin içeriğini Keşif sprinti nedir? yazısında anlatıyoruz. Süreçleriniz bugün Excel ve e-postaya dağılmışsa Excel’den operasyon platformuna geçiş yazısı da işinize yarayabilir.
Bayi, tedarikçi ya da müşteri portalı üzerine düşünüyorsanız ihtiyacınızı 30 dakikalık bir görüşmede konuşalım.